年賀状の連名をWordのはがき宛名印刷で

年賀状の連名をWordのはがき宛名印刷で 2023年10月11日 Word 2021, 2019, 2016 Microsoft 365 Microsoft 365は、バージョン2308で動作確認しています。解説記事内の画像はWord for Microsoft 365のものです。

Wordには、はがきの宛名面に印刷する機能があるので、Excelで作った住所録データを差し込み印刷できるようになっています。このページでは、はがきの宛名面に連名を差し込み印刷し、なるべく簡単に、かつ綺麗に仕上がる方法をご紹介します！試行錯誤、さんざん悩んだ末の、私のおすすめの方法です！

別の方法でいざやってみたら、簡単にできたけど微妙なズレが出て嫌なんだけど、という方にも、このページの方法はおすすめです。

目次［ここをクリックすると開閉できます］

連名の設定の前に
画面表示で戸惑わないために

差し込みフィールドのグレー表示
表のグリッド線をON

連名に対応できる配置に

宛名面の構造
差し込みフィールドの削除

差し込みフィールドの再設置

フィールドに合わせた高さ調整
差し込みフィールドの挿入

「姓」の設定
「名」の設定
連名の設定

結果のプレビューと仕上がりの調整

連名の設定の前に

宛名面に連名を差し込み印刷するためには、差し込み印刷に使う住所録に連名が入力されていないと、さすがに印刷できません。連名も入力できる住所録の作り方は「Excel住所録の作り方【最新版】」でご紹介しています。連名がある人と、ない人を1つの住所録で管理できます。

さらに、Wordのはがき宛名面印刷ウィザードを使って、Excelで作った住所録データを、はがきの宛名面に差し込み印刷する設定をします。それまで終わったら、このページに戻ってきてください。連名を設定していきましょう！

画面表示で戸惑わないために

差し込みフィールドのグレー表示

これははがき宛名面印刷ウィザードの設定直後の画面。

苗字や名前のところでクリックすると、そこがグレーで表示されますが、「クリックしたところは住所録のデータを差し込む領域ですよ」という合図なだけで、実際にグレーで印刷されるわけではないので、心配しなくてOK。

中には、こんな風にクリックしていないところもグレーになっている方もいらっしゃるかも。これは、「データを差し込む領域は、クリックしていないところでも常にグレーで表示して」という設定がONになっているだけ。もちろん、実際にグレーで印刷されるわけではないので、このままでも構いませんし、

気になるなら、［差し込み文書］タブの、［差し込みフィールドの強調表示］ボタンをクリックしてOFFにします。このボタンをOFFにしても、クリックで文字カーソルを入れるなどしている、作業中の差し込み領域だけはグレーで表示されます。

表のグリッド線をON

はがき宛名面印刷ウィザードで作った宛名面は、「図形」の中に「透明な罫線の表」を入れるという、昔ながらの方法で宛先が配置されています。透明な罫線は目に見えないので、作業中にその存在が分かるよう、画面ではグリッド線という点線で表示されるのですが、

中には、そのグリッド線が表示されていない方もいらっしゃるかも。（この図で1つだけ見えている点線の四角形は、グリッド線ではなく図形の点線です）グリッド線は、今回は見えていないと操作できないので、見えていない方は下記の方法で必ず表示させてください。

苗字や名前のところでクリックされていれば、表の中に文字カーソルが入っている状態になるので、

表専用のタブが表示されます。 Word 2021 ／ Microsoft 365　［レイアウト］タブをクリックします。［レイアウト］タブは2つあるので、［テーブルデザイン］の隣にある［レイアウト］タブをクリックします。

Word 2019, 2016　［表ツール］の［レイアウト］タブをクリックします。

Word 2021, 2019, 2016 Microsoft 365 ［グリッド線の表示］ボタンをONにすると、

表のグリッド線が表示されます。

ただし、このサイトでは「はがき宛名印刷で、長い住所が欠けてしまう問題」のページで、住所部分の表を解除して、レイトアウトを整える方法をご紹介していますので、その操作をした方は住所部分のグリッド線は表示されていません。これについては、あえてそういう操作をしているので、まったく問題ありません。

連名に対応できる配置に

それでは本題に入ります！はがき宛名面印刷ウィザードの設定だけでは、メインの人のお名前しか印刷されません。そこで、住所録に連名があった場合には、自動的に連名も印刷されるように設定していきましょう。

繰り返しますが、連名のない人の場合は、自動的に一人分のお名前で印刷されるので、連名のある人・ない人が、住所録に混在していてまったく問題ありません。そして、ここから先はWordでの操作となりますので、Excelで作った住所録を確認するために開いている方は、Excelを閉じておいてください。 Excelのウィンドウが出ていることで混乱する方が続出するからです。

宛名面の構造

現在は、住所録のデータを差し込むとこういう風になりますよと、差し込み結果のイメージが表示されている状態です。

［差し込み文書］タブにある、

［結果のプレビュー］ボタンをクリックしてOFFにすると、

ここにはこの項目のデータを差し込みます、という項目表示に切り替わります。

「姓」または「名」のところがクリックされた状態だと、この領域の状態が表示されます。表を選択する十字マークと、図形のサイズを変更するポッチが表示されているので、「図形」の中に「表」が入っている状態を表しています。図形の中に表が入った構造のままで構わないのですが、姓と名が1つのセルの中に収まっている現在の状態では、メインの方のお名前と、連名を綺麗に並べて配置するのは難しいんです。そこで、表を変更していきましょう。

差し込みフィールドの削除

「姓」または「名」のところがクリックされた状態だと、この領域の状態が表示され、「姓」と「名」のある表の左上に、表全体を選択するハンドルが表示されます。

ハンドルのところで、マウスポインターが十字の形でクリックすると、表全体が選択できます。この状態で、キーボードのDeleteキーを押すと、

データの差し込み箇所を消すことができました。表の構造を変えるので、いったん消してしまったわけです。

さらにもう一度、表全体を選択するハンドルのところで、

マウスポインターが十字の形でクリックし、もう一度表全体を選択します。

Word 2021 ／ Microsoft 365　［レイアウト］タブにある、［セルの分割］ボタンををクリックします。［レイアウト］タブは2つあるので、［テーブルデザイン］の隣にある［レイアウト］タブをクリックします。

Word 2019, 2016　［表ツール］の［レイアウト］タブにある、［セルの分割］ボタンををクリックします。

Word 2021, 2019, 2016 Microsoft 365 選択した表全体を、1列4行の表にしたいので、［列数］を「1」、［行数］を「4」にして［OK］ボタン。

表が1列4行の表、つまり4つのセルに分け直すことができました。（表全体が選択された状態のまま読み進めてください。）このとき、4つに分けたセルのうち、上部3つしか見えていない方もいらっしゃるかも。残り1つはテキストボックスに隠れているだけで、この後の操作で見えるようにしますので、気にしなくてOK、このまま読み進めてください。そして、ここまでの操作で、セル内の改行マークが一時的に見えなくなり操作しづらいので、先に文字の配置を設定してしまいましょう。表全体が選択された状態のまま、

［ホーム］タブの［均等割り付け］ボタンをクリックします。

これで、これらのセルに文字が入力されると、セルの中で均等に配置されるように設定できました。

さらに、この表を収納している図形の、一番下にあるサイズ変更ハンドルにマウスポインターを合わせ、

マウスポインターが両矢印の形になったら、年賀状の赤い文字に被らない程度に、図形の高さを大きくしておきます。これをしておくことで、この後の操作が楽になります。

差し込みフィールドの再設置

なぜ、表を4つのセルに分け直したかといいますと、

（1）氏名の前の空間（2）「姓」（苗字）（3）「姓」と「名」の間の空間（4）「名」（下の名前）と「連名」という風にしたいから。そこで、この4つの目的に合わせ、まずはセルの高さを先に調整してしまいます。

フィールドに合わせた高さ調整

1つ目のセルは、宛名をちょっと下げた位置に見せるための空間部分ですから、今ほど高さは必要ありませんので、高さを狭めていきましょう。 1つ目のセルの下側境界線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタの形が上下矢印に変わったら、上方向にドラッグして狭めます。後でも微調整できますので、まずは何となくの高さでOK。

今度は2つ目のセル。 2つ目のセルは、「姓」を入れるセルですから、「佐々木」さんなど、3文字の苗字でも大丈夫なくらいの大きさは欲しいので、もう少し高くしたいところ。というわけで、2つ目のセルの下側境界線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタの形が上下矢印に変わったら、下方向にドラッグして高くします。繰り返しますが、後でも微調整できますので、まずは何となくの高さでOK。

3つ目のセルは、「姓」と「名」の間の空間ですから、狭くてOK。 3つ目のセルの下側境界線にマウスポインタを合わせ、マウスポインタの形が上下矢印に変わったら、上方向にドラッグして狭めます。

4つ目のセルは、「名」（下の名前）と「連名」が入りますから、やはり3文字の名前が入っても大丈夫な位にしたいのですが、さらに加えて、「様」を付けますので、4文字分くらいが入る大きさは確保します。

このとき、4つ目のセルの下側境界線が見えていない方は、他のセルが高すぎて4つ目のセルすべてが見えていないだけなので、他のセルの高さを狭めます。特に1つ目や3つ目のセルは、中に何も入れないセルなので、これらのセルの高さを狭めると良いでしょう。また、4つ目のセルの高さを広げる際にも、あまり広げすぎると、同様に下側境界線が隠れてしまいますので、ほどほどに。

4つのセルの高さを調整できました！

差し込みフィールドの挿入

それでは、高さを調整した各セルに、「この項目のデータを差し込んでください」という設定をしていきましょう！

「姓」の設定

2つ目のセルでクリックして文字カーソルを入れます。このセルに入れたいのは「姓」なので、

［差し込み文書］タブにある、［差し込みフィールドの挿入］の［▼］をクリックします。

住所録のどの項目を設定したいのかが一覧表示されるので「姓」をクリックします。指定した住所録の見出しが「姓」ではなく「苗字」のように別の項目名になっている場合には、その項目名をクリックします。

この位置に「姓」が差し込み印刷されるよう設定できました！ « 姓 » のように、二重括弧を含めて「どのデータを差し込むかを指定する命令」になっていますので、二重括弧は付いて当たり前という風に考えてください。

「名」の設定

続いて、4つ目のセルでクリックして文字カーソルを入れます。このセルには、メインの人の下の名前と、連名を並べて入れたいので、予め2行にしておくと操作しやすいです。キーボードのEnterキーで改行しておきましょう。

4つ目のセルを2行にできました。

4つ目のセルの1行目でクリックして文字カーソルを置き、この位置にはメインの人の「名」を設定したいので、

［差し込み文書］タブにある、［差し込みフィールドの挿入］の［▼］をクリックします。

住所録のどの項目を設定したいのかが一覧表示されるので「名」をクリックします。指定した住所録の見出しが「名」ではなく「下の名前」のように別の項目名になっている場合には、その項目名をクリックします。

この位置に「名」が差し込み印刷されるよう設定できました！ただし、この「名」の後ろには、「様」という文字をくっつけたいので、その設定もしていきます。

« 名 »のところで右クリック、

［フィールドの編集］をクリックします。

表示されたダイアログボックスの右上に注目。「名」の後ろに「様」を付けたいので、［後に挿入する文字列］にチェックをつけ、「様」と入力したら、［OK］ボタン。

この位置に「名」を差し込み、その後ろに「様」が印刷されるよう設定できました！

連名の設定

4つ目のセルの2行目でクリックして文字カーソルを置き、この位置には「連名」を設定したいので、

［差し込み文書］タブにある、［差し込みフィールドの挿入］の［▼］をクリックします。

住所録のどの項目を設定したいのかが一覧表示されるので「連名」をクリックします。指定した住所録の見出しが「連名」ではなく、「配偶者」のように別の項目名になっている場合には、その項目名をクリックします。

この位置に「連名」が差し込み印刷されるよう設定できました！そして、この「連名」の後ろにも「様」という文字をくっつけたいので、その設定もしていきます。

«連名»のところで右クリック、

［フィールドの編集］をクリックします。

「連名」の後ろに「様」を付けたいので、［後に挿入する文字列］にチェックをつけ、「様」と入力したら、［OK］ボタン。

この位置に「連名」を差し込み、その後ろに「様」が印刷されるよう設定できました！

もし、「連名」の後ろに「様」を付けたのに、「様」が表示されないなど、欠けている場合には、セルの高さが足りないので、4つ目のセルの高さを広げておきます。（とは言いつつ、次の章で実際の差し込みイメージを確認しながら高さ調整するので、欠けた状態のまま先に進んでも、まったく問題ありません。）

結果のプレビューと仕上がりの調整

現在は、「この項目を差し込みますよ」という項目名の表示になっているので、データが差し込まれるとどんな感じになるのかを見るために、表示を切り替えます。

［差し込み文書］タブにある、［結果のプレビュー］ボタンをONにすると、

データを差し込んだ結果が表示されます。「連名が表示されていない！」と思った場合も心配いりません。連名のない人のデータが表示されているだけです。

［差し込み文書］タブにある、

［次のレコード］ボタンなどで、他の人のデータが差し込まれた状態も順番に確認していくと、

連名のある人のデータを差し込んだ結果も確認できます。

もし、差し込んだデータが折り返っているものがあれば、セルの高さが足りないだけなので、

そのセルの下側境界線にマウスポインターを合わせ、セルの高さを高くします。

苗字の配置のバランスが気になるなら2つ目のセルの高さを、苗字の前の空間、姓と名の間の空間の大きさが気になるなら、1つ目や3つ目のセルの高さを調整します。

バランスの調整は、大方の人がうまく表示できていればOK。その中のたった一人二人が、文字数が多すぎてうまく表示できないなどの場合は、その人の分だけ、あとで個別に設定できるので、イレギュラーに合わせるのではなく、大方の方でイメージを合わせます。

さぁこれで、設定完了！この続きは、住所部分のレイアウト調整に進みますので「はがき宛名印刷で、長い住所が欠けてしまう問題」をご覧ください。

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