Microsoft Formsが、Excelへのデータ入力フォームとして、劇的進化していました!
Microsoft Formsが、Excelへのデータ入力フォームとして、劇的進化していました! 2024 8/24 EXCELの機能 2024年9月9日やせなきゃなぁ…
定期テスト(職場の定期健康診断)で、赤点(要再検査表)をもらって、産業医さんからの栄養指導を受けたら、やっぱり「運動もしていないのに、飲みすぎです。食べ過ぎです!」としかられました。
帰りに、「レコーディング・ダイエットのため、次回面談までに、食事記録をつけてきてください」という面倒な宿題が…。
手渡された小冊子をながめながら、「この手書きの帳簿を記録し続けられるんなら、べつに苦労しないんだけどなぁ」とつぶやいたのが数ヶ月前。
今回は、Microsoft FormsとExcelを使ったら、意外に苦労もせず続けられました!、というご報告です。
目次MicrosoftFormsが、Web版Excelとリアルタイム同期できるようになりました
Excelにも「入力フォーム」作成メニューはありますが、今回はExcelとは別サービスであるFormsのお話です。
ベンダー・シェア資料は公開されていないため、利用率比較ができませんが、おそらくFormsでもっとも有名なのは、Google Formsではないでしょうか?
Webセミナーやアンケート調査、日程調整フォームへのリンクURLをクリックすると、紫色(Google Formsテーマカラー)入力シートへ誘導された経験はありませんか?
Google Formsが、収集した回答の蓄積・分析にGoogleスプレッドシートと連携しているように、Excelと連携できるMicrosoft Formsも、後発ながら、広く利用されるようになりました。
以前は、Microsoft Fromsで収集した回答は、一度パソコンへエクスポートして、Excelメニューからインポートして使う必要がありましたが、2024年2月以降は、Web版Excel(以下、Microsoftチュートリアルの呼称にあわせ、Excel for the Webと表記します)とMicrosoft Formsがリアルタイム連携するようになりました。
具体的には、Microsoft 365アカウントを持つユーザーがWebからFormsへアクセスすると、収集された応答の概要ページにExcel起動ボタンが表示され、1クリックで応答結果がExcel for the Webワークシートとして表示されるようになったのです。
逆に、Excel for the Webメニュー上には、［挿入］タブ下にFormsボタンが表示され、フォームを”プレビュー”、”編集”、”送信”できる機能が追加されました。
Excelfor the WebとFormsのリアルタイム連携で、スマートフォンがExcelへの入力フォームに使えるようになりました
Excel – Formsリアルタイム連携のメリットとして、「エクスポート＆インポートの手間省略」以外にも、「リアルタイムなデータ・フィルタリング」や、「チーム複数ユーザーでの共同作業」などへの効果が期待できます。
しかし、一般ユーザーにとってこの連携の最大のメリットは、「パソコンがなくても、Excelへデータをため込む入力作業が容易にできる」ことなのではないでしょうか?
よく使う”データベース”という言葉は、決まった形式の大量データが一元保存され、検索・取得・追加・更新・削除できる”情報のかたまり”のことを指します。大量データを効率的に入力するため、Excelにも標準の「入力フォーム」機能がありますが、これはスマホ版Excelアプリでは機能制限がかけられ、使用することができません。
デスクトップ版Excelで入力フォームを作成し、クラウドサービス(OneDriveやSharePoint)を通じてスマートフォンでアクセスする、という手段もありますが、そんな回り道をしなくても、Formsは、最初からスマートフォン入力を想定したフォームを提供してくれます(しかも、Excel for the Webと自動連携で!)。
ということは、パソコンを使えない場面でのExcelデータ入力は、今後はFormsからやればよいということなのです。冒頭に紹介したレコーディング・ダイエットの例でも、ランチタイムに定食屋さんでパソコンを立ち上げるのが面倒(かつ、回りのお客さんへのお邪魔)でも、Formsにこの入力フォームを作成しておけば、スマホから即座にExcel用データ入力を済ませてしまうことができます。
https://forms.office.com/r/uTh4suf7rJため込んだデータを、Excel for the Webから開いた結果がこちら↓
どこで、何を食べたか（食べすぎたか…汗;)はナイショ!!
今回はダイエットの例をあげましたが、パソコンを使えない環境下(屋外の現場、クライアントとの商談中など)でのExcel入力も、スマホでなら、リアルタイムにできそうな気がしませんか?
プロジェクト管理やタスク管理など、小項目を何度も正確に入力し続けなければいけない状況下で、FormsとExcel for the Webのリアルタイム連携は、力強い秘書役になってくれるはずです。
まとめ;Excelデータベースを、継続的に、リアルタイムにまとめたいならFormsから
これまで、スマホ用Excelアプリの用途は「表示」「内容確認」のみだった人も多いでしょう。スマホ用Excelアプリでも「入力」「編集」をできますが、あの小さなセルに、ポチポチと複雑な数値を、正確に根気強く入力し続けるのは、けっこう大変ですからね。
しかし、Formsを「Excelへの入力フォーム」と割り切ると、定型情報は(アンケート回答と同じくらいの容易さで)済ませることができますよ。しかもExcel for the Webとリアルタイム同期で!
食べ過ぎも働き過ぎも、どちらも身体には”毒”。スマホからラクに自分の動静をリアルタイム把握し、何事にも腹八分目なライフスタイルを目指しませんか? お医者様から赤点をもらってしまう前にね!?
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