Outlookの添付ファイルを自動でBoxに保存する【Power Automate】

1. はじめに
2. 動作イメージ
3. 作成方法
   • テンプレートからフローを作成
   • トリガーの編集
   • 現在の時刻を取得
   • タイムゾーンの変換
   • 添付ファイルの保存
4. Power Automateのおすすめ書籍
   • Microsoft Power Automate かんたん活用ガイド
   • Power Automate自動化レシピ
   • はじめてのPower Automate Desktop

はじめに

今回の記事では、Microsoft PowerAutomateを使用して、

Outlookのメールの添付ファイルを自動的にBoxに保存するフローを紹介します。

動作イメージ

まずは簡単に今回の自動化処理の動作について説明します。

Outlookの指定した受信トレイに添付ファイル付きのメールが届くと、それをトリガーとしてフロー（自動化処理）が開始されます。

フローが開始されると自動でBox上に[今日の日付]+任意の文字でフォルダが作成されます。

作成されたフォルダ内にメールに添付されていた添付ファイルが保存されます。

開始される間隔はPower Automateの利用プランによって異なり、メールが届いてからフローが開始するまでに最大で15分ほどかかる場合があります。

日付ごとに別フォルダに格納されるようになるため管理がしやすくなるメリットがあります。

作成方法

Power Automateにサインインします。

ホーム画面から[テンプレート] > 「box」と検索し、表示されたテンプレートをクリックするとフローの作成画面に移動します。

今回は例としてOffice 365を指定していますが、Office.comを利用している場合は、テンプレートの中から「Office.comのメールの添付ファイルをBoxに保存する」を選択してください。

フローを作成するにあたってはOutlookとBoxそれぞれのサービスにサインインする必要があります。

それぞれの[サインイン]をクリックして案内に従ってサインイン後、画像のようにフローの接続先に緑色でチェックマークがつくとフローが作成可能になります。

[On new email]というトリガーがすでに作成されているため、[フォルダー]の右にあるフォルダアイコンをクリックしてBoxに保存したいメールが届くメールフォルダを選択します。

詳細オプションでは指定した受信トレイ内で、さらに特定の差出人からの添付ファイルを保存するなど、フィルターを掛けることが可能です。

続いて、[On new email]と、[Create file for each attachment]の間にある矢印にカーソルを合わせると表示される「＋」マークをクリックします。

検索欄には「日時」と入力して、表示される[日時]をクリックします。

［現在の時刻］をクリックします。

同じく今度は、[現在の時刻]と、[Create file for each attachment]の間の「＋」マークをクリックして、検索欄には「日時」と入力、アクションは[タイムゾーンの変換]をクリックします。

[*基準時間]には［現在の時刻］から取得できる[現在の時刻]を選択します。

続いて他のパラメータには以下をドロップダウンから選択してください。

(UTC)協定世界時

(UTC+09:00)大阪、札幌、東京

空欄をクリックして、一番下までスクロール、[カスタム値の入力]をクリックして表示されるウィンドウから[式]タブに移動する。

以下の値を入力して[OK]をクリック

formatDateTime(addHours(utcNow(),9),’yyyyMMdd’)内の[yyyyMMdd]が後に作成するフォルダーの名前の「年月日」と対応します。

もしフォルダー名に時刻まで入れたいときには、[yyyyMMdd]を[yyyyMMddhhmm]としてください。

[Create file for each attachment]をクリックし、[*フォルダーのパス]にBox上で保存したいフォルダーのパスを記載します。

このとき、ドキュメント配下にフォルダーを作成したい場合はフォルダマークはクリックせずに[/保存したいフォルダパス/]を直接入力し、さらに表示される[変換後の時間]をクリックします。

続けて日付だけではなく後に文字を繋げたい場合は以下のように付け加えます。

最後にフローを保存して完成となります。

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